Piloter une réunion nécessite une organisation et un panel de bonnes pratiques. La gestion des réunions permet de faciliter la conduite de projet et favorise un bon management auprès des équipes.

Préparation de la réunion

Une réunion ne consiste pas uniquement à réunir toutes les personnes d’une société autour d’une table, il convient de préparer ce moment pour ne pas faire perdre du temps à plusieurs personnes en même temps.

Travail d'équipe

L’un des premiers points à déterminer consiste à déterminer l’ordre du jour, en d’autres mots, la raison pour laquelle cette réunion est créée. A partir de cette information, il est possible de déterminer les membres qui doivent assister à la réunion, car ils ont des informations ou compétences clés pour celle-ci. Le lieu de la réunion est alors la prochaine étape, car la taille de la salle dépendra du nombre d’acteurs présents.

Lorsque la préparation est finalisée, il est possible de déterminer la date et heure en veillant à trouver un horaire qui convient à chacun, puis à inviter toutes les personnes.

Télécharger la fiche de pilotage de réunion

Les 2 liens ci-dessous permettent de télécharger un modèle de fiche à imprimer avant d’organiser une réunion. Il est possible d’utiliser le document .docx afin de l’adapter légèrement si toutefois vous souhaitez organiser vos réunions différemment.

Modèle de rapport de réunion

Ce modèle de document aidera à organiser la réunion. Voici la synthèse des éléments présent sur cette fiche de réunion :

  1. Date et heure afin de se souvenir du moment de la réunion. Cette information est cruciale si plusieurs réunions seront organisées pour une même gestion de projet et qu’il faudrait éviter de les mélanger ultérieurement
  2. Responsable de la réunion afin de noter le coordinateur, notamment pour savoir qui devra tenir informé les membres par la suite.
  3. Objet de la réunion, qui ne faudra pas hésiter à rappeler en début de rencontre et rappeler tout au long de la rencontre si toutefois les discussions diverges.
  4. Personnes présentes et personnes absentes.
  5. Toutes les notes de la réunion. Idéalement, le secrétaire de séance doit noter les éléments clés.
  6. La synthèse de fin de rencontre pour écrire en quelques mots ce qu’il faut retenir de la rencontre et si l’objectif de la réunion a été atteint.
  7. Les prochaines étapes qu’il faudra effectuer à la suite de la rencontre, avec éventuellement une échéance pour chacune. Dans le cas où une nouvelle réunion sera a prévoir, cette section du document sera présentée en début de séance pour s’assurer que les étapes de réalisation du projet ont progressées.

Une bonne pratique consiste à ne pas allonger en longueur la réunion si l’objectif est atteint et que tout ce document a bien été complété. Servez-vous de ce document au mieux pour garantir le succès des réunions d’équipes.


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