L’édition de facture est une tâche obligatoire et indispensable pour toute entreprise, et pour se faciliter la vie, il peut être judicieux d’utiliser un logiciel de facturation. En effet, celui-ci vous permettra non seulement de gagner du temps, mais également de limiter les erreurs et les risques de fraudes à la TVA. Les offres de logiciel de facturation sont nombreuses, et toutes les offres ne se valent pas, c’est pourquoi il est important de faire le point sur les éléments à prendre en compte dans le choix d’un logiciel de facturation.
Les fonctionnalités indispensables d’un logiciel de facturation
Générer des devis et des factures :
l’essence même de votre logiciel sera de vous créer des factures, mais également de les faire correspondre à votre activité et votre univers. De plus, il ne faut pas omettre d’indiquer les mentions légales nécessaires. Générer des factures c’est bien, les personnaliser c’est encore mieux !
Gérer vos clients :
un bon logiciel de facturation peut vous permettre de gérer les coordonnées de vos clients, de leur envoyer leur facture et de suivre leur paiement ; un gain de temps important !
Gérer les paiements :
certains logiciels permettent une synchronisation bancaire vous permettant d’avoir une vue en temps réel sur toutes vos transactions.
Définissez vos besoins en 6 questions
La deuxième étape dans le choix d’un logiciel de facturation est de définir vos besoins spécifiques en fonction de votre activité.
1. Logiciel en ligne ou hors ligne ?
Avez-vous besoin d’emporter votre logiciel de facturation pendant vos déplacements ou non ?
2. Quelle ergonomie ?
Êtes-vous à la recherche d’un logiciel intuitif et simple d’utilisation pour une prise en main rapide ou non.
3. Quelles fonctionnalités avancées ?
Ici, tout dépend de vous et de votre activité qui requiert peut-être des spécificités dans l ‘édition de factures. La plupart des logiciels se spécialisent pour une branche ou une activité.
4. Vers un logiciel gratuit ou payant ?
La gratuité d’un logiciel n’est pas toujours la meilleure option. En effet, ils s’avèrent bien souvent trop simplistes et limitent le nombre de vos actions, sans mentionner le fait qu’ils offrent trop peu de fonctionnalités. Une fois votre budget établit, le plus astucieux est de profiter des périodes d’essai gratuites que proposent certains fabricants de logiciels, l’occasion d’être sûr de votre achat.
5. Besoin de mises à jour du logiciel et de la présence d’un service client ?
Certains fabricants proposent des logiciels offrant de nouvelles fonctionnalités tout en corrigeant ses bugs au fil des mises à jour est très souvent une bonne option, tout comme un service client à l’écoute de vos problèmes et difficultés.
6. Quel besoin pour la sécurité de vos données ?
S’assurer de la sécurité de ses données ainsi que de celles de ses clients est primordial pour une entreprise. Assurez-vous qu’elles le soient entre de bonnes mains !
Mot de la fin
Le choix d’un logiciel de facturation est une étape décisive pouvant impacter sur le bon fonctionnement d’une entreprise. Il est important de trouver un juste équilibre entre les fonctionnalités nécessaires et le budget alloué.
Bonus : si vous n’avez absolument aucun budget, il est possible de télécharger un modèle de facture au format .doc par exemple. Ainsi vous pourrez éditer autant de factures que nécessaire.
