Le travail en équipe est une nécessité dans bien des entreprises, toutefois, la communication peut parfois s’avérer être compliquée, voire difficile. C’est pourquoi, les outils de gestions -ou outil de travail collaboratif- se sont développés en masse ces dernières années. Ces logiciels permettent aux collaborateurs d’être plus efficaces dans leurs tâches quotidiennes, et dans le même temps de mettre en place une communication plus transparente.
Qu’est-ce que le travail collaboratif ?
Le travail collaboratif est une organisation de travail, non pas basée sur une hiérarchie verticale traditionnelle, mais bel et bien sur la collaboration horizontale entre plusieurs personnes et qui fut permise par le développement des nouvelles technologies d’informations et de communications (NTIC). Il existe de nombreux avantages à l’utilisation de ces nouveaux outils de gestion collaborative.
Vous recevez trop d’e-mails
D’après une étude, 23 % des employés considèrent que les e-mails nuisent à leur productivité, et le temps passé à les traiter constitue 28 % du temps de travail quotidien !
Les e-mails ont certes révolutionné la communication professionnelle et ont facilité les échanges, toutefois utiliser un outil de « chat » divisé en projets peut s’avérer bien plus pratique en terme d’organisation et en gain de temps.
L’impression de perte de temps en réunion
Le temps est précieux, le temps c’est de l’argent et très souvent les réunions paraissent comme une perte de temps aux yeux des salariés, en tout cas plus de 23 % des employés le pensent. Si l’objectif d’une réunion est le partage d’informations, alors nombre d’entre elles pourraient être évitées grâce à un logiciel de gestion adapté et performant.
Astuce : découvrez des astuces pour réduire le temps des réunions.
Le manque de visibilité dans l’avancement d’un projet
Où en sont les délais ? Qui fait quoi ? Où en est l’avancement des tâches ? C’est un fait, plus le nombre de personne est important sur un projet, plus il devient compliqué de suivre son avancée entre toutes ces parties impliquées. Un logiciel de gestion permet une visibilité instantanée de son avancée grâce à une plateforme intégrée des tâches. De plus, il est également possible de « prioriser » certaines tâches plus importantes que d’autres.
Le casse-tête du partage de document
Savoir quelle version d’un document est la dernière, tout en s’assurant de l’intégrité et de la sécurité de celui-ci, voici un challenge de tous les jours. C’est pour cela que les outils de gestion offrent l’accès à un cloud, où chaque document unique est consultable en temps réel par chaque collaborateur.
Astuce : dans le pire des cas, optez tout de même pour la mise en place de fichiers partagés sur Google Drive afin de simplifier le partager et l’édition de documents.
Le gain de productivité
Les outils de gestion collaborative permettent un gain de temps considérable, en évitant des tâches inutiles par exemple et en permettant d’avoir une vue d’ensemble claire dans l’avancement des différents projets d’une entreprise.
Mot de la fin
La mise en place d’un logiciel de gestion permet d’obtenir des informations importantes rapidement, sur les projets en cours, sur la trésorerie, les clients ou encore les fournisseurs. Il permet de disposer d’indicateurs clés, facilitant et aidant à prendre les bonnes décisions au bon moment.
